Jak napisać list oficjalny

List oficjalny to wypowiedź o charakterze formalnym, skierowana do określonego adresata. To jedna z form użytkowych, która służy realizacji konkretnego celu. Podczas pisania listu oficjalnego należy zwracać uwagę na jego formę i styl oraz dbać o jasność i zrozumiałość przekazu.

Co to jest list oficjalny?

List oficjalny to wypowiedź pisemna skierowana do określonej osoby (osób) lub instytucji. Taka korespondencja ma charakter formalny, dlatego ważne jest, aby podczas pisania trzymać się określonych zasad i wymogów.

Celem listu oficjalnego jest zwykle prośba o załatwienie sprawy, podziękowanie, zaproszenie, reklamacja, podanie itd.

Jak napisać list oficjalny?

List oficjalny składa się z trzech elementów: wstępu, rozwinięcia i zakończenia. Obejmuje ponadto miejscowość i datę, oznaczenie nadawcy i odbiorcy, nagłówek, zwrot grzecznościowy oraz podpis.

List oficjalny piszemy stylem formalnym, dbając o odpowiedni dobór słownictwa i poprawność językową.

Wskazówki:

1. Pamiętaj o właściwym formacie daty.

2. Zwróć uwagę na interpunkcję w nagłówku: jeśli po zwrocie do adresata postawisz przecinek, to kolejne zdanie listu zacznij małą literą.

3. Pisz krótko, zwięźle, konkretnie i zrozumiale.

4. Unikaj potocznego słownictwa.

5. Podziel treść listu na akapity – będzie bardziej czytelny.

6. Bądź uprzejmy.

7. Pamiętaj o poprawności językowej. 

Schemat listu oficjalnego

List oficjalny ma trójdzielną budowę. Zawiera ponadto miejscowość i datę, oznaczenie nadawcy i odbiorcy, nagłówek, końcowy zwrot grzecznościowy oraz podpis.

Miejscowość i data

Oznaczenie miejscowości i datę umieszczamy w prawym górnym rogu. Po nazwie miejscowości powinna znaleźć się aktualna data, którą piszemy po przecinku, np. Poznań, 1 kwietnia 2020 r.

Dane nadawcy

Dane nadawcy (imię, nazwisko, adres, niekiedy również numer telefonu i adres e-mail) umieszczamy po lewej stronie poniżej miejscowości i daty.

Dane odbiorcy

Dane odbiorcy umieszczamy po prawej stronie poniżej danych nadawcy.

Nagłówek

Nagłówek to zwrot do adresata, w liście oficjalnym to zwykle: Szanowni Państwo, Szanowna Pani, Szanowny Panie.

Wstęp

Pierwsza część listu oficjalnego to miejsce na przedstawienie celu korespondencji.

Jeśli to kolejny list w tej samej sprawie, to na początku dziękujemy również za odpowiedź.

Rozwinięcie

Środkowa część listu oficjalnego to miejsce na przekazanie najważniejszych informacji, danych, motywów, dowodów etc. 

Jeśli to kolejny list w tej samej sprawie, to ustosunkowujemy się również do otrzymanych informacji.

Zakończenie

Ostatnia część listu to miejsce na krótkie podsumowanie i wnioski, ewentualnie prośba o rozpatrzenie prośby i odpowiedź etc.

Zwrot grzecznościowy

W listach oficjalnych końcowy zwrot oficjalny to zwykle: z poważaniem, Łączę wyrazy szacunku, Z wyrazami szacunku, itp.

Podpis

List podpisz imieniem i nazwiskiem.

Załączniki

Jeśli załączasz do listu jakąkolwiek dokumentację, to należy wyszczególnić każdy z załączników.