Jak napisać protokół

Protokół jest oficjalnym i formalnym tekstem, mającym na celu sprawozdanie przebiegu określonego spotkania. To również dokument potwierdzający przeprowadzone czynności. Podczas pisania protokołu pamiętaj o regułach rządzących jego tworzeniem, zawarciu najważniejszych informacji i rzeczowym języku.

 

Co to jest protokół?

Protokół to oficjalna forma wypowiedzi, której celem jest sprawozdanie z przebiegu rozprawy, posiedzenia, zebrania itp. Protokołem nazywa się ponadto dokument, który relacjonuje przebieg jakichś zdarzeń i potwierdza przeprowadzone czynności (np. protokół zdawczo-odbiorczy). 

 

Jak napisać protokół?

Protokół to tekst o ustalonej strukturze, dlatego najważniejsze w jego pisaniu jest trzymanie się określonych wytycznych. Jego celem jest relacja z przebiegu określonego spotkania, zwykle jednak najpierw sporządza się notatki, a dopiero potem na ich podstawie tworzy się właściwą, formalną treść.

Wskazówki:

  • Pisz rzeczowo, konkretnie i zwięźle.
  • Unikaj emocjonalnego tonu i językowych ozdobników.
  • Pamiętaj, że najważniejsze w pisaniu protokołu jest wierne odtworzenie przebiegu spotkania.
  • Trzymaj się kolejnych punktów i wytycznych.
  • Jeśli dołączasz do protokołu jakąś dokumentację, to zrób dokładną listę załączników.
  • Dbaj o poprawność językową.

 

Schemat protokołu

Protokół powinien składać się z następujących elementów:

  • miejscowość i data

Oznaczenie miejscowości i datę umieszczamy w prawym górnym rogu. Po nazwie miejscowości powinna znaleźć się aktualna data, którą piszemy po przecinku, np. Poznań, 1 kwietnia 2020 r.

  • nagłówek

Nagłówek, zwykle o treści „Protokół” lub „Protokół z...”, lub „Protokół nr...rok” (jeśli protokoły sporządza się regularnie i cyklicznie).

  • informacja o osobach uczestniczących

W tym miejscu przedstawia się uczestników danego spotkania, niekiedy dołącza się również listę obecności. To tu wskazuje się ponadto imiona i nazwiska osób nieobecnych.

  • informacja o celu i przedmiocie spotkania
  • informacja o porządku spotkania
  • opis przebiegu spotkania

W tym miejscu należy odtworzyć rzeczywisty przebieg protokołowanego spotkania w porządku chronologicznym. To sprawozdanie z wszystkich poruszanych spraw, informacja o przeprowadzanym głosowaniu i jego wyniku itp. 

  • informacja o podjętych wnioskach i uchwałach
  • informacja o zakończeniu spotkania
  • podpis przewodniczącego i protokolanta

Pod protokołem powinien znaleźć się podpis przewodniczącego spotkania oraz protokolanta, czyli osoby sporządzającej protokół.

  • informacja o załącznikach

Jeśli dołączasz do protokołu załączniki, zrób ich listę.

 

Komentarze