Protokół jest oficjalnym i formalnym tekstem, mającym na celu sprawozdanie przebiegu określonego spotkania. To również dokument potwierdzający przeprowadzone czynności. Podczas pisania protokołu pamiętaj o regułach rządzących jego tworzeniem, zawarciu najważniejszych informacji i rzeczowym języku.
Co to jest protokół?
Protokół to oficjalna forma wypowiedzi, której celem jest sprawozdanie z przebiegu rozprawy, posiedzenia, zebrania itp. Protokołem nazywa się ponadto dokument, który relacjonuje przebieg jakichś zdarzeń i potwierdza przeprowadzone czynności (np. protokół zdawczo-odbiorczy).
Jak napisać protokół?
Protokół to tekst o ustalonej strukturze, dlatego najważniejsze w jego pisaniu jest trzymanie się określonych wytycznych. Jego celem jest relacja z przebiegu określonego spotkania, zwykle jednak najpierw sporządza się notatki, a dopiero potem na ich podstawie tworzy się właściwą, formalną treść.
Wskazówki:
Pisz rzeczowo, konkretnie i zwięźle.
Unikaj emocjonalnego tonu i językowych ozdobników.
Pamiętaj, że najważniejsze w pisaniu protokołu jest wierne odtworzenie przebiegu spotkania.
Trzymaj się kolejnych punktów i wytycznych.
Jeśli dołączasz do protokołu jakąś dokumentację, to zrób dokładną listę załączników.
Dbaj o poprawność językową.
Schemat protokołu
Protokół powinien składać się z następujących elementów:
- miejscowość i data
Oznaczenie miejscowości i datę umieszczamy w prawym górnym rogu. Po nazwie miejscowości powinna znaleźć się aktualna data, którą piszemy po przecinku, np. Poznań, 1 kwietnia 2020 r.
- nagłówek
Nagłówek, zwykle o treści „Protokół” lub „Protokół z...”, lub „Protokół nr...rok” (jeśli protokoły sporządza się regularnie i cyklicznie).
- informacja o osobach uczestniczących
W tym miejscu przedstawia się uczestników danego spotkania, niekiedy dołącza się również listę obecności. To tu wskazuje się ponadto imiona i nazwiska osób nieobecnych.
- informacja o celu i przedmiocie spotkania
- informacja o porządku spotkania
- opis przebiegu spotkania
W tym miejscu należy odtworzyć rzeczywisty przebieg protokołowanego spotkania w porządku chronologicznym. To sprawozdanie z wszystkich poruszanych spraw, informacja o przeprowadzanym głosowaniu i jego wyniku itp.
- informacja o podjętych wnioskach i uchwałach
- informacja o zakończeniu spotkania
- podpis przewodniczącego i protokolanta
Pod protokołem powinien znaleźć się podpis przewodniczącego spotkania oraz protokolanta, czyli osoby sporządzającej protokół.
- informacja o załącznikach
Jeśli dołączasz do protokołu załączniki, zrób ich listę.
Komentarze